如何创新档案管理工作

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　导语：档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着时代的发展和社会的进步，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的系统工程，尤其在档案管理现代化的发展要求下，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。

如何创新档案管理工作

　 一、当前档案管理工作存在的不足

　(一)人才队伍建设滞后

　一方面，由于我国高校档案专业设置较晚，从而导致档案管理专业人才培养和输出相对较少，人才资源供给受限。另一方面，从现阶段档案管理人员构成看，无论是政府机关、企事业单位还是高校、公共档案馆等，档案管理人员构成良莠不齐，大多数管理员缺乏档案管理专业背景。

　同时，档案管理相关部门对这部分管理人员的理论知识与实践技能培训缺位，继续教育难以有效实施，总之难以形成一支专业能力强、业务素质熟练、构成结构科学合理的档案管理队伍。此外，相关单位对档案管理工作缺乏相应的重视，预算支付严重不足，这在客观上制约了专职档案人才的'配置和培养。

　(二)制度建设和执行实效不足

　从现状看，现阶段不少档案管理机构普遍存在制度建设缺位等?制度短板?现象，甚至没有相应的岗位职责，缺乏系统、科学的规章制度，管理模式较为粗放。如在档案材料管理方面，档案员对于归档材料往往疏于审查，导致部分档案材料严重失实，甚至有造假现象发生，严重损害了档案的真实性;档案员主动收集和保管意识差，对于档案材料明显缺失却渎于补全完整，损害了档案的完整性，导致信息缺漏。

　(三)管理模式相对落后，信息化水平较低

　目前大部分档案管理机构仍沿用传统管理模式，档案资料的提供、利用、开发仍以纸质媒体为主，档案管理的信息化、数字化水平较低。不可否认，纸质档案有其自身存在优势，在档案史上也发挥了重要的记录和凭证作用，但在信息化和数字化为主导的现代社会，纸质档案因其重复利用率低，归档工作量大，保管条件严苛且成本较高，容易丢失或损毁等问题，被电子档案取代应为不争之势。

　二、做好档案管理工作的创新举措

　(一)加强组织建设，打造档案管理专业队伍

　时代的发展和社会分工的细化给档案管理工作和档案管理者提出了更新更高的要求，档案管理工作的质量直接取决于档案工作人员的素质。作为新时期的档案管理者，必须解放思想、与时俱进，努力提高自身的综合素质，适应新时期档案事业的发展和要求。

　一方面，新招录档案管理工作人员应优先从具有档案专业背景的应聘者中录取。档案管理工作是一门技术性强、专业要求高的艺术，每一项程序都有相应的理论和技术支撑，档案管理工作者只有通过系统的专业学习和长期的管理实践才能掌握这些理论和方法，从而保证档案管理质量，提升档案管理水平。

　另一方面，从目前档案管理部门实际出发，现有在岗的档案管理工作人员大多不具有档案专业背景，甚至有相当一部分管理人员文化水平较低，这是不能回避的现实，因而对这一部分档案管理工作者的继续教育和培训迫在眉睫。档案管理工作者应不断更新学习理念和学习方法， 掌握现代化档案管理方法和手段，做到与时俱进，不断提升档案管理水平。

　(二)完善制度建设，强化制度执行实效

　新的历史条件下，档案管理工作欲寻求自身的突破，实现科学可持续发展，必须坚持用制度管人管事，没有制度就无所谓管理，建立健全各项档案管理规章制度，是实现档案管理工作科学化和规范化的题中之义。

　首先，完善档案管理责任制度，落实岗位职责分工，切实扭转档案管理工作人员责任心不强，失职、渎职行为，强化档案材料收集管理和及时移交归档的力度。其次，完善竞争上岗制度，选拔专业人才，充实档案管理工作岗位，培养具有?创造型、复合型、协作型?多素质人才。第三，完善档案管理经费支付预算制度，保障档案管理耗材供给，保证教育培训经费，从硬件和软件两个方面不断提升档案管理的现代化水平和服务质量。

　(三)创新档案管理模式，提高信息化水平

　信息技术的飞越发展带来了传统生产方式、生产模式的巨大变革，传统的档案管理模式与档案管理平台已不能满足社会的发展和时代的需要。积极运用现代科技文明的成果，创新档案管理数字化平台，提高档案管理信息化水平，是实现档案管理工作可持续发展的必由之路，也是提高其服务质量和效率的重要途径。

　档案管理信息化的目的是利用现代信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率。档案管理工作是一项工作量大、劳动强度高、枯燥重复性工作，而通过信息化技术能很好地解决这些重复、大批量且有规律的数据与信息管理工作，并能保证过程的正确性和信息的时效性。

　同时，积极运用信息化技术构建数字档案馆，实现档案资料数字化、信息传递网络化和信息资源共享化，进一步提升档案管理水平，推动档案管理向现代化、信息化转型。

知识经济时代档案管理研究

　伴随着知识经济时代到来的还有电子信息的普及。计算机网络时代的到来意味着档案馆藏资料也应该尽快朝着数字化的方向转化。

　摘要

　随着知识经济时代的到来，知识的力量正在逐渐改变传统档案管理的工作模式。信息技术的使用，能够大幅度提高档案管理的效率及准确性，改变传统档案管理中存在的弊病。面临着知识经济时代的新形势，档案管理工作必须成为专业化的知识，形成完善的管理系统，才能促进档案事业的长足发展。

　关键词

　知识经济;新形势;档案管理

　当前，知识经济已经极大的改变了人们的思维方式，也对档案管理的水平提出了更高的要求。传统的档案管理存在着很多不足，已经不能满足知识经济时代里管理档案的需求。因此，档案管理工作必须顺应时代的发展，在管理方法、管理水平上进行突破，才能取得有效的管理成果。本文简单分析了知识经济时代下，档案管理应该如何提高工作效率。

　一、知识经济时代下的档案管理

　知识经济是一种全新的经济形态，它主要是通过智力资源、科技资源来影响日常的生活与生产。知识经济时代的到来改变了经济发展的主流模式，也给传统的档案管理带来了大量的机遇和挑战。而档案事业本身就是知识事业中的一部分，受到知识经济形态的影响更为明显。档案作为知识信息的作用得到了更多的重视。档案是一种有效的信息资源，它把人类活动中的实践以信息的方式保存下来，并且能够以知识的形式传播、用于生产。档案管理是整合信息资源的有效手段。在知识经济时代里，档案管理的方式发生了根本性的变化，但其社会功能并没有下降，反而有所上升。

　档案管理以系统的方式渗透在各级单位与机构中，形成了对整个社会变迁的一个整体反映。不管是商贸合同，还是基础设施建设，都需要使用档案信息。面对新的时代，传统档案管理的弊端开始不断显现，不仅影响了档案管理的效率，也阻碍了档案社会功能的全面发挥。一方面，以前的档案管理大多是以人工方式进行的，容易出错且管理效率十分低下。管理人员往往需要花费很大的精力来进行档案的归类、整理、存档等工作，会造成大量人力资源的浪费。这与知识经济时代的电子信息技术是格格不入的。

　另一方面，传统的档案管理大多以纸质档案为主，而纸质资料经过多次使用和时间的变迁之后，很容易发生损坏。而且纸质档案需要耗费大量的纸张，占用大量的空间，不符合现代社会节能减排的生产理念。实体管理的方式多强调对档案信息的分类和存放，而缺乏对档案信息的整合利用。这样一来档案就只是作为一种历史记载，难以为实践提供可靠的参考。

　二、档案管理如何适应知识经济时代

　档案管理作为一种知识资源，应当在社会生产中发挥积极的创造性作用。但是当前的档案管理工作还存在着问题。因此，档案管理工作必须立足自身，不断优化升级，才能适应知识经济的新形势。具体来说，知识经济时代的档案管理工作应该做出以下努力:

　(一)重视人才培养

　档案管理必须面对全新的管理形势，其中既包括管理技术的变化，同时也包括了社会对档案管理要求的变化等因素。但是不管情况如何变化，对专业人才的要求始终是完善档案管理中不可或缺的一部分。以往的档案管理工作都将重心放在资料实体上，而忽视了对人才潜能的激发。人力资源也是档案管理中重要的推动力，培养一批具有专业档案管理知识、且思想素质好、专业实践能力强的人才，能够极大的促进管理工作效率的提升。

　因此，知识经济时代里，档案管理工作必须重视对人才的培养。具体来说，档案管理首先要求管理人员必须拥有良好的思想道德品质，能够本着认真负责的态度，怀揣着对工作的热情来仔细呵护档案资料。这就要求管理人员在思想上认识到档案管理的重要性，树立服务型的管理理念。同时，档案管理要求工作人员具备专业的管理知识，并且能够将理论知识与实践操作相结合，不断积累档案管理的经验，不断学习。为此，档案管理部门需要在人力开发中注重吸收引进优秀的人才，给予优秀人才学习的机会和上升的平台，在实践中尊重人才、激发人才的创造性和潜能。也需要建设相应的人才管理制度来吸引外来人才、提升内部人才，以制度来激发管理人员的工作积极性。

　(二)创新管理模式

　知识经济时代下，档案管理的模式必须进行改变和创新，才能提高管理的效率，满足现代档案管理工作的需要。以前的档案管理十分重视档案资料的数量，常常以硬件设备和资料的多少来评价档案管理的水平。但是在知识经济时代里，如果只拥有大量的档案资料和检索设备还远远不够，必须在保证档案信息数量与质量的前提下，优化档案管理的技术和方法，使档案信息能够转化为有价值的、动态的信息资源，为社会生产提供服务。

　档案管理模式的创新是针对以前老旧的管理模式而言的。在知识经济时代里，封闭的管理模式只会阻碍档案事业的发展，只有面向市场、面向服务才能真正实现档案管理的优化升级。这就要求档案管理必须能够有效整合资源，深度开发信息资源的价值。各管理部门之间应该加强沟通与联系，主动与外界进行联系，积极向有需要的人群推荐信息、提供服务，从而共同形成档案管理的规模效应。当然，扩充档案资源也是十分重要的工作。现代社会对于资源信息量的需求与日俱增，如果不能及时补充完善档案资源的储量，就不能很好的适应市场的需求。因此，大量原始档案信息资料的'积累对于档案管理工作来说也是不容忽视的。

　(三)转变发展理念

　知识经济时代的到来，也意味着传统档案事业的发展模式成为了落后的理念。想要在激烈的市场竞争中不断胜出，则档案管理也必须更新理念，转变模式。一方面，档案管理工作应该以知识经济时代的市场变化为基础，对自身的发展理念进行反思。不能始终保持僵化固执的发展思路，将档案管理仅仅视为一种信息载体。而应该学习开放包容的发展理念，将档案管理与社会生产结合起来，加强档案管理的实用性既能充分发挥档案信息的价值，也能以实践为基础积累更多的档案信息，从而完善档案管理体系。另一方面，档案管理的发展模式也是改革创新的重点。依靠人才驱动和科技驱动的档案管理，应该成为改革的前进方向。在研究和运用中，应该发挥主观能动性，使发展模式符合知识经济的时代特征。只有在实践中不断调整自身的发展模式，才能实现档案管理事业的根本转变，由受制于时代因素的境况变为善于利用时代的机遇。

　(四)实现信息化管理

　伴随着知识经济时代到来的还有电子信息的普及。计算机网络时代的到来意味着档案馆藏资料也应该尽快朝着数字化的方向转化。传统纸质档案资料局限性过大，容易阻碍信息的流通和使用。将传统纸质的档案资料尽可能转化为电子文件和数字信息，能够吸引更多人群的目光，从而激发更大的市场。这就要求档案管理必须尽快实现信息化管理，建立庞大的档案数据库，以供人们使用。信息化的档案管理方式不仅节约了大量的纸质资源，减少了对生态环境的破坏，也有利于改善档案管理工作中人员繁杂但效率低下的问题。

　利用计算机网络还可以建立起区域性的大规模档案共享平台，使各档案部门存放的信息能够作为一种生产动力、决策参照运用到实践中去，从而产生更大的经济效益和社会效益。共享型的区域管理网络提高了档案资源的利用效率，人们可以按照需要快速便捷地调取所需的档案信息。同时电子网络还能够通过与图书馆、公众查询平台等信息平台的连接，使档案信息与其他信息融合成为新的信息系统。这既符合知识经济时代对资源共享的要求，也是实现档案信息全方位利用的有效手段。

　参考文献

　[1]于长江.知识经济时代的企业档案管理[J].明日风尚，2016(10)

　[2]许景艳.知识经济时代高校档案管理策略[J].赤峰学院学报(自然科学版)，2015(11)

　[3]高春兰.知识经济时代档案管理的几点断想[J].档案，2012(04)

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